الاجتماعات غير الضرورية مكلفة ماديا + كيف نشجع الابتكار في المكاتب؟
هل تقضون وقتا أطول من اللازم في الاجتماعات؟ الموضوع مكلف: يقضي المسؤولون التنفيذيون متوسط 25 ساعة في الاجتماعات أسبوعيا، ينتهي نصفها تقريبا دون الوصول إلى نتيجة حقيقية أو فائدة تذكر، حسبما نقلت بلومبرج عن دراسة أجراها مركز فيوتشر فورم للبحوث. توصلت الدراسة إلى أن رؤساء الشركات يميلون إلى الاستمرار في حضور الاجتماعات رغم معرفتهم بعدم فائدتها، ويعود ذلك على الأغلب إلى أنهم لا يريدون أن يفوتهم شيء مهم، أو لأنهم لا يريدون أن يظن أحد أنهم غير منخرطين في التفاصيل.
الثمن ليس هينا: كثرة الاجتماعات تثقل كاهل الشركات بالتكاليف، إذ ذكرت الشركات التي شملها الاستطلاع أنها تكلفها في المتوسط 80 ألف دولار من الرواتب كل عام، بينما لا تقل نسبة الاجتماعات غير الضرورية منها عن 31%، وفق الدراسة التي نشرتها منصة أوتر دوت أيه أي ونقلها تقرير بزنيس واير. وبهذا يمكن للشركات التي تضم أكثر من 100 موظف أن توفر ما يزيد عن مليوني دولار سنويا من الاجتماعات غير الضرورية، أما الشركات التي تضم 5000 موظف فبإمكانها توفير ما يصل إلى 100 مليون دولار كل عام.
الصدق والأمان النفسي أهم مفاتيح الابتكار: لا يولد الابتكار دون وجود نقاش محترم ومفتوح، وإيجاد هذا النوع من النقاش في المكتب يتطلب توفير مساحات آمنة تسمح بخوض نقاشات صريحة ومفيدة بطريقة واعية اجتماعيا، وفق ما توصلت إليه دراسة جديدة نشرتها مجلة إم أي تي سلون المتخصصة في إدارة الأعمال. تشير الدراسة إلى أن أفضل طريقة تحافظ بها الشركة على موظفيها الموهوبين هي مساعدتهم على الشعور بالطمأنينة والاحترام وتوفير جو من الأمان النفسي. وبالإضافة إلى هذا، تعتبر ثقافة التعبير عن الأفكار والخلافات بطريقة عقلانية وبناءة أحد أهم مفاتيح التعلم والتطور. كما أن وجود علاقات اجتماعية بين الموظفين يمكن أن يشجع على الارتقاء بالتفكير الجماعي، بينما عدم وجودها يقلل من المساحة المتوفرة للابتكار. يجب الانتباه كذلك إلى أن كل ما زاد عن حده انقلب إلى ضده، وهو ما ينطبق على ممارسة الصدق في المكاتب، والتي يمكن أن تنقلب إلى خلافات بين الزملاء أو شعورهم بعدم الراحة.
نصائح للوصول إلى بيئة عمل صحية ومبتكرة: تقترح الدراسة خمس قواعد تشمل التركيز على هدف مشترك، وتوقع وقوع خلافات مع عدم خروجها عن نطاق الاحترام، والاعتماد دوما على الحقائق دون غيرها، والاعتراف بوجود تحيزات وأولويات وفجوات معرفية بين الموظفين، وأخيرا ضمان صوت مسموع لكل موظف مهما كان مركزه. تؤكد الدراسة كذلك أنه من خلال عمليات التوظيف والتطوير يمكن تجميع فريق عالي الأداء، بشرط استمرار التطوير طوال وجود الموظف في الشركة.